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Modelos de factura

26 julio, 2017

Al tratarse de un documento certificado o acreditativo debe disponer de un formato legal para que sea aceptado dentro del ámbito nacional y dependiendo del tipo de servicio o producto adquirido, se empleará una determinada fórmula.

La emisión de una factura es un proceso obligatorio para dejar constancia y poder justificar la contratación de un determinado producto, servicio o colaboración laboral y aunque legalmente existen pocos modelos estandarizados de facturas, ya que a grandes rasgos todas ellas deben contener básicamente los mismos datos,dependiendo de las características del servicio o colaboración se pueden emplear fórmulas personalizadas tal y como veremos a continuación.

Modelos de facturas y plantillas recomendables

Todas las facturas independientemente de su formato y plantillas utilizables deben contener la siguiente información básica.

Identificación del servicio contratado o tipo de producto, el cual dependiendo de la modalidad puede ser registrado mediante un nombre o un código.

En el caso de las facturas por compras deberá determinarse el precio por unidad y el precio total de todas las piezas adquiridas en el proceso.

Tampoco deberá faltar el nombre del vendedor o el comprador en caso de que sea un particular o el nombre de una empresa al que vaya dirigido la factura.

Si existe algún tipo de descuento o bonificación en el servicio, este también deberá indicarse propiamente dentro de la factura.

Por último pero no menos importante, se deberá especificar el Impuesto sobre el Valor Añadido que conocemos habitualmente como IVA  y que en España se encuentra actualmente en el 21%, aunque en ciertos casos se pueden aplicar tasas reducidas que oscilan desde el 4% al 10%.

Ahora que ya conoces en qué consiste básicamente una factura, vamos a determinar los distintos tipos o formatos aplicables que pueden realizarse:

Modelos de facturas agrupados por contenido

Está categoría agrupa todos los modelos de factura que se distinguen por su contenido. Cabe mencionar que este tipo suele ser el  más frecuente y dentro de él encontramos tres tipos de facturas que se corresponden con los siguientes propósitos.

Facturas ordinarias

Dentro de su agrupación la factura ordinaria suele ser las más común y es la que responde a grandes rasgos a la descripción  expuesta en el párrafo anterior sobre qué es una factura y qué tipo de documentación debe contener. Este modelo de factura se limita básicamente en documentar una transacción comercial y en Internet podemos encontrar muchas plantillas gratuitas editables para completar su formato y agilizar el proceso.

Facturas rectificativas

Este tipo de factura se aplica principalmente cuando se debe realizar correcciones o rectificaciones entre una o más facturas habitualmente emitidas en el formato anterior.

Las correcciones que se efectúan generalmente en las facturas rectificativas suelen afectar principalmente a las devoluciones de productos o el número de envases, embalajes, comisiones, etcétera. En otros casos, la factura rectificativa implica la devolución de la mercancía y se emplea precisamente este formato para dejar constancia de ello. Cabe mencionar que este modelo de factura no se utiliza a menos que en la factura ordinaria haya que corregir algo.

Para que la factura rectificativa tenga validez legal debe especificar en la misma que se trata de una factura rectificativa y al igual que en el resto de formatos, deberá contar con la información mínima necesaria.

Factura recapitulativa

Durante la relación profesional o comercial entre trabajadores independientes suele conllevar la emisión reiterativa de facturas, un proceso a veces engorroso que puede simplificarse mediante la factura recapitulativa. Este modelo de factura consiste básicamente en realizar agrupaciones de facturas similares para un mismo destinatario dentro del mismo plazo.

Cabe mencionar que para que este formato de factura tenga validez legal en el caso de haber realizado emisiones anteriores de facturas para el mismo destinatario y para el mismo mes o propósito, éstas deberán haber sido anuladas previamente antes de incluirlas en la factura recapitulativa.

Modelos de factura por su valor

Esta categoría engloba los tipos de factura en función del valor o importe facturado en la misma acorde con la siguiente catalogación.

Factura proforma

Este tipo de factura se utiliza principalmente cuando la relación entre el comprador y el vendedor es frecuente y en su formato se especifican las condiciones sobre las que se lleva a cabo la transacción, tales como el precio y características sobre las que se sustenta la venta. Esta factura puede ser el sustituto de la factura ordinaria descrita en el primer grupo.

Copia

Como su nombre indica se corresponde con una copia de la factura para ser enviada al emisor con los mismos detalles incluidos en la transacción original. Para que este formato sea válido debe especificar que se trata de una copia que la distinga de la primera factura emitida.

Duplicado

A diferencia de la copia, el duplicado puede sustituir a la factura original en caso de pérdida o extravío aunque igualmente debe llevar la indicación de duplicado para su distinción.

Tipos de facturas en función de los requisitos

Dependiendo de los requisitos de cada factura podemos distinguir la siguiente agrupación.

Factura completa

Este tipo de factura se caracteriza por incluir todos los datos que marca la ley además de la información básica del emisor de la factura. Esta factura se diferencia de la factura ordinaria o estándar en que se incluye todos los detalles acerca de la transacción comercial, añadiendo además el valor total y el tipo de IVA aplicado. Dicha normativa se encuentra regulada por Real Decreto 1496/2003.

Factura simplificada

En este tipo de factura  se puede prescindir de algunos datos específicos y se emplea en aquellas transacciones comerciales cuyo valor incluyendo el IVA se sitúe por debajo de los 400 €.

Modelos de factura por medio de transmisión

En este grupo encontramos también dos modelos de factura que se corresponden con la factura tradicional impresa en papel y la factura electrónica también denominada e-factura y que se transmite vía telemática.

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